Бухгалтера старой школы часто настороженно относятся к переходу на ЭДО, не доверяя свою работу искусственному интеллекту. Эта консультация поможет справиться с сомнениями и уверенно перейти на новый формат работы – более удобный, производительный и безопасный.
Эра бумажных накладных, отчетов и ведомостей постепенно уходит в прошлое, уступая место электронному документообороту. Так называется способ ведения делопроизводства в формате онлайн, что позволяет быстро создавать, отправлять и принимать документы, обмениваясь деловой информацией с контрагентами, учредителями, надзорными органами и т.д. Существующие сегодня сервисы ЭДО обеспечивают надежность и безопасность отправки коммерческих сведений, исключая их утрату, перехват или подделку. Кроме того, переход на электронный документооборот позволяет:
Использование ЭДО – лучшая возможность исключить задержки и нарушения при работе с документацией, необходимой для подготовки отчетов и организации текущих рабочих процессов.
Эра бумажных накладных, отчетов и ведомостей постепенно уходит в прошлое, уступая место электронному документообороту. Так называется способ ведения делопроизводства в формате онлайн, что позволяет быстро создавать, отправлять и принимать документы, обмениваясь деловой информацией с контрагентами, учредителями, надзорными органами и т.д. Существующие сегодня сервисы ЭДО обеспечивают надежность и безопасность отправки коммерческих сведений, исключая их утрату, перехват или подделку. Кроме того, переход на электронный документооборот позволяет:
- отказаться от приобретения запасов бумаги и расходов на заправку картриджей печатающих устройств;
- снизить затраты на почтовую или курьерскую отправку бумаг;
- уменьшить число штатных сотрудников, занятых оформлением, приемом и подшивкой документов;
- отказаться от формирования, ведения и хранения внушительного архива.
Использование ЭДО – лучшая возможность исключить задержки и нарушения при работе с документацией, необходимой для подготовки отчетов и организации текущих рабочих процессов.
Функционал сервисов электронного документооборота
Учитывая потребность современной бухгалтерии в разгрузке от кип первичных документов и отчетности, сервис ЭДО позволяет:
Переход на электронный документооборот необходим для предприятий, работающих в сфере госзакупок и участвующих в торгах, а также для оборота маркируемых и отслеживаемых товаров. В виртуальный формат допускается перевести значительный объем документов кадрового учета, отказавшись от их ручного составления.
Сервисы ЭДО предусматривают формирование и передачу документов в любом формате
- в так называемом формализованном, утвержденном ФНС, XML-формате, или же - в общепринятых DOС, XLSX, PDF и JPG. Первый предусмотрен для товарных накладных, счетов-фактур и актов выполненных работ, которые требуют детальной построчной обработки. Прочие документы, для которых форматы не разработаны, можно отправлять в любом подходящем формате, который обеспечивает хорошую читаемость. При условии заверения КЭП данные приобретают юридическую силу, и их не требуется дополнительно распечатывать и подписывать вручную.
Обратите внимание: отправка сканов готовых документов не является электронным документооборотом. Такие файлы являются копиями, не имеющими полной юридической силы.
- быстро создавать, отправлять и принимать различные виды бумаг;
- проводить внутренние согласования и подписывать данные с использованием электронной подписи;
- хранить файлы в цифровом формате на надежно защищенном сервере;
- сортировать документы по хранилищам согласно выбранным предустановкам;
- легко находить бумаги по заданным реквизитам;
- автоматически осуществлять сопоставление данных для проведения сверки по товарам, услугам или счетам.
Переход на электронный документооборот необходим для предприятий, работающих в сфере госзакупок и участвующих в торгах, а также для оборота маркируемых и отслеживаемых товаров. В виртуальный формат допускается перевести значительный объем документов кадрового учета, отказавшись от их ручного составления.
Сервисы ЭДО предусматривают формирование и передачу документов в любом формате
- в так называемом формализованном, утвержденном ФНС, XML-формате, или же - в общепринятых DOС, XLSX, PDF и JPG. Первый предусмотрен для товарных накладных, счетов-фактур и актов выполненных работ, которые требуют детальной построчной обработки. Прочие документы, для которых форматы не разработаны, можно отправлять в любом подходящем формате, который обеспечивает хорошую читаемость. При условии заверения КЭП данные приобретают юридическую силу, и их не требуется дополнительно распечатывать и подписывать вручную.
Обратите внимание: отправка сканов готовых документов не является электронным документооборотом. Такие файлы являются копиями, не имеющими полной юридической силы.
Каким видам бизнеса рекомендован переход на ЭДО
Использовать электронный документооборот можно всем без исключения субъектам бизнеса – от ИП до крупных компаний в сфере производства, оптовой торговли, финансов и т.д. Все они обязательно оценят многочисленные преимущества перевода документации в онлайн-формат:
Переход на электронный формат делопроизводства необходим тем компаниям, что:
Также делопроизводство в формате ЭДО актуально для предприятий, желающих защитить ценную коммерческую информацию от доступа посторонних.
- Для субъектов малого бизнеса ЭДО позволяет снизить объем организационных расходов, а также выйти на маркетплейсы, сотрудничать с крупными компаниями, участвовать в торгах и в реализации маркируемых товаров. Несколько вариантов тарифов – возможность выбрать наиболее экономичное решение. А для внедрения сервиса потребуется только стабильный выход в Интернет и наличие электронной подписи.
- Для крупных предприятий ЭДО – гарантия повышения конкурентоспособности и роста производительности труда учетных сотрудников. Вне зависимости от количества входящих и исходящих бумаг электронный документооборот обеспечивает строгий контроль их своевременной обработки, помогает автоматизировать ряд рутинных процессов, исключает утрату важных данных и значительно ускоряет их поиск среди тысяч счетов, накладных или актов.
Переход на электронный формат делопроизводства необходим тем компаниям, что:
- нацелены на всестороннее развитие бизнеса и делового партнерства с другими предприятиями;
- желают устранить влияние “человеческого фактора”, облегчить труд бухгалтеров и перенаправить их усилия на более важные задачи – оптимизацию учета, переход на международные стандарты и т.д.;
- намерены снизить затраты на канцелярию и почтовые расходы;
- планируют избежать нареканий и финансовых санкций за случайно утерянные или не вовремя доставленные документы.
Также делопроизводство в формате ЭДО актуально для предприятий, желающих защитить ценную коммерческую информацию от доступа посторонних.
Общий принцип работы сервиса
Использование ЭДО возможно в любом из 2-х форматов – в виде веб-версии или интеграции с выбранной системой бухгалтерского учета. Первый вариант не требует дополнительных настроек и готов к использованию сразу после непродолжительной регистрации. В свою очередь, интеграция потребует установить и дополнительное ПО и настроить его на одновременную работу с программой учета. Схема применения ЭДО выглядит следующим образом:
Важно: перед отправкой сведений система ЭДО проверяет наличие всех необходимых реквизитов и актуальность цифровой подписи. При обнаружении ошибок пользователю отправляется уведомление с указанием выявленного недочета. Его своевременное устранение гарантирует, что документ будет принят контрагентом, а во время налоговой проверки у ФНС не возникнет подозрений в действительности указанных сведений.
- необходимо найти нужного контрагента с помощью опции поиска;
- отправить на имя субъекта приглашение к обмену данными;
- как только предложение будет принято, можно создавать или выгружать документы для последующей отправки;
- оппонент принимает, рассматривает и подписывает бумаги, после чего отправитель получает соответствующее уведомление.
Важно: перед отправкой сведений система ЭДО проверяет наличие всех необходимых реквизитов и актуальность цифровой подписи. При обнаружении ошибок пользователю отправляется уведомление с указанием выявленного недочета. Его своевременное устранение гарантирует, что документ будет принят контрагентом, а во время налоговой проверки у ФНС не возникнет подозрений в действительности указанных сведений.
Последовательность подключения сервиса ЭДО
Переход на электронный документооборот осуществляется в несколько простых шагов:
1. Подготовительные мероприятия
На начальном этапе уполномоченные должностные лица должны тщательно изучить особенности делопроизводства в компании, внести в него необходимые изменения для упрощения процесса оптимизации, а также закрепить их в приказе об учетной политике.
2. Выбор оператора ЭДО
Так называются специализированные компании, обладающие необходимыми техническими и кадровыми ресурсами для оказания услуг по переходу на электронный документооборот. При выборе оператора необходимо ориентироваться на деловую репутацию компании и ее практический опыт, перечень предлагаемых тарифов, уровень цен, качество технической поддержки и предлагаемую степень защиты от несанкционированного вмешательства. Также стоит дополнительно ознакомиться с отзывами реальных клиентов, где перечисляются преимущества и ограничения выбранного оператора и его услуг.
3. Выбор выгодного тарифа
Тариф за пользование сервисом рассчитывается с учетом объема исходящего документооборота, а также перечня дополнительных услуг. Обратите внимание: стоимость оформления квалифицированной электронной подписи, настройки и дополнительных модулей оплачивается отдельно.
4. Приобретение ЭЦП для визирования данных
Подписание документов в системе ЭДО осуществляется с применением квалифицированной электронной подписи (КЭП), получить которую можно в уполномоченном удостоверяющем центре. Выбор в пользу КЭП вместо простой и неквалифицированной подписи позволит подписывать счета-фактуры, отчеты для ФНС и СФР, а также осуществлять идентификацию отправителя и получателя для проверки подлинности визирующей подписи.
5. Приобретение программного обеспечения
Перед заказом ПО рекомендуется получить рекомендации сотрудников компании-оператора. Они подскажут, какое программное обеспечение лучше использовать с учетом объема документооборота и применяемой учетной системы. Безошибочный выбор ПО поможет оптимизировать электронный документооборот, а также обеспечит бесперебойный обмен данными и их надлежащую защиту.
1. Подготовительные мероприятия
На начальном этапе уполномоченные должностные лица должны тщательно изучить особенности делопроизводства в компании, внести в него необходимые изменения для упрощения процесса оптимизации, а также закрепить их в приказе об учетной политике.
2. Выбор оператора ЭДО
Так называются специализированные компании, обладающие необходимыми техническими и кадровыми ресурсами для оказания услуг по переходу на электронный документооборот. При выборе оператора необходимо ориентироваться на деловую репутацию компании и ее практический опыт, перечень предлагаемых тарифов, уровень цен, качество технической поддержки и предлагаемую степень защиты от несанкционированного вмешательства. Также стоит дополнительно ознакомиться с отзывами реальных клиентов, где перечисляются преимущества и ограничения выбранного оператора и его услуг.
3. Выбор выгодного тарифа
Тариф за пользование сервисом рассчитывается с учетом объема исходящего документооборота, а также перечня дополнительных услуг. Обратите внимание: стоимость оформления квалифицированной электронной подписи, настройки и дополнительных модулей оплачивается отдельно.
4. Приобретение ЭЦП для визирования данных
Подписание документов в системе ЭДО осуществляется с применением квалифицированной электронной подписи (КЭП), получить которую можно в уполномоченном удостоверяющем центре. Выбор в пользу КЭП вместо простой и неквалифицированной подписи позволит подписывать счета-фактуры, отчеты для ФНС и СФР, а также осуществлять идентификацию отправителя и получателя для проверки подлинности визирующей подписи.
5. Приобретение программного обеспечения
Перед заказом ПО рекомендуется получить рекомендации сотрудников компании-оператора. Они подскажут, какое программное обеспечение лучше использовать с учетом объема документооборота и применяемой учетной системы. Безошибочный выбор ПО поможет оптимизировать электронный документооборот, а также обеспечит бесперебойный обмен данными и их надлежащую защиту.
ЭДО Диадок: уверенный выбор тысяч профессионалов
Выбирая функциональный и надежный сервис ЭДО, обратите внимание на систему Диадок. Многочисленные отзывы клиентов отмечают ее продуманность и адаптацию для удобной повседневной работы:
Также в числе преимуществ сервиса – ощутимая выгода тарифов: одинаковая стоимость отправки формализованных и нестандартных документов, расчет цен без НДС, предоставление пакета на год вместо поквартальной оплаты. Исходящие данные учитываются только после завершения по ним документооборота, а также предусмотрена возможность приобрести дополнительный объем исходящих на более выгодных условиях.
Для удобства пользователей, подключившихся к “Контур Систем” предусмотрена двухуровневая квалифицированная техническая поддержка: оперативная региональная и круглосуточная федеральная. Сотрудничая с крупнейшим партнером СКБ Контур, вы можете рассчитывать на экспертную консультацию и индивидуальное сопровождение выделенным аккаунт-менеджером.
Сотрудники “Контур Систем” готовы ответить на все возникающие вопросы, помочь с выбором оптимального тарифа, подключением и использованием системы. Быстро получить интересующую информацию можно заполнив заявку на консультацию.
- бесплатное мобильное приложение позволяет использовать сервис в любой точке планеты;
- клиентам предлагается широкий выбор типовых и персональных интеграционных решений, созданных с учетом конкретных особенностей документооборота и делопроизводства;
- защита данных обеспечена на высоком уровне с учетом требований конфиденциальности деловой информации, что подтверждает успешное прохождение независимых проверок безопасности;
- предусмотрены регулярные обновления для соответствия системы ЭДО требованиям законодательства;
- в предлагаемые тарифы включены безлимитное пространство для хранения файлов и допуск к базе необходимого числа сотрудников;
- предусмотрено сохранение всех документов переданных через Диадок в течение 5-ти лет по истечении оплаченного периода.
- тарифицируется только исходящий трафик, количество входящих документов не ограничено.
Также в числе преимуществ сервиса – ощутимая выгода тарифов: одинаковая стоимость отправки формализованных и нестандартных документов, расчет цен без НДС, предоставление пакета на год вместо поквартальной оплаты. Исходящие данные учитываются только после завершения по ним документооборота, а также предусмотрена возможность приобрести дополнительный объем исходящих на более выгодных условиях.
Для удобства пользователей, подключившихся к “Контур Систем” предусмотрена двухуровневая квалифицированная техническая поддержка: оперативная региональная и круглосуточная федеральная. Сотрудничая с крупнейшим партнером СКБ Контур, вы можете рассчитывать на экспертную консультацию и индивидуальное сопровождение выделенным аккаунт-менеджером.
Сотрудники “Контур Систем” готовы ответить на все возникающие вопросы, помочь с выбором оптимального тарифа, подключением и использованием системы. Быстро получить интересующую информацию можно заполнив заявку на консультацию.