Почему нельзя передавать свою электронную подпись посторонним: нежелательные последствия поспешного решения

С осени 2023 года в вопросах применения ЭЦП на предприятиях грядут значительные изменения. Раньше организация могла получить электронную подпись на свое имя и передать право на ее использование уполномоченному должностному лицу. С 01 сентября 2023 года такое положение утрачивает силу — на каждого сотрудника оформляется личная ЭЦП, использование которой для подписания документов предприятия-работодателя осуществляется на основании машиночитаемой доверенности.

Перейти на новый формат работы и получить подписи для всех уполномоченных лиц все желающие могли еще с начала года. Однако до настоящего времени многие руководители продолжают работать «по старинке», передавая свою подпись подчиненным для заверения документов. Они полагают, что такое решение проще и удобнее, а на деле подвергают себя и свое предприятие неоправданному риску.

Разберем, какие неприятности может доставить компании столь неудачное решение:

• Прежде всего, передача ЭЦП посторонним идет вразрез с положением ст.10 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». За нарушение этого правила не предусмотрено финансовых санкций. Однако неприятности, которые может иметь данное действие, будут куда серьезнее самого крупного штрафа.
• Ответственность за содержание документов, подписанных ЭЦП руководителя, несет только владелец подписи. Так, допущенная главбухом ошибка в декларации, которая стала причиной недоимки, будет рассматриваться ФНС как грубое нарушение со стороны директора компании, и на его имя будут выписаны штрафы и пеня. А если сумма окажется значительной, скрывая под собой явное злоупотребление, незадачливому руководителю придется отвечать перед Законом в суде.
• Доступ к электронной подписи директора может открыть для неблагонадежных сотрудников путь к масштабным махинациям. Подписанные ими документы будет непросто оспорить – факт постановки подписи налицо, а подтвердить, что ЭЦП оказалась в руках мошенника, практически нереально.
• Если судебное разбирательство установит, что ЭЦП руководителя использовалась в мошеннических целях, подписанные документы могут признать недействительными. Такое решение изрядно подпортит репутацию компании, а также доставит немало неудобств ее контрагентам, уже успевшим провести данные по учетной базе.

Кроме подчиненных, некоторые руководители готовы предоставить свою ЭЦП для подписания документов сторонним лицам – бухгалтерам на аутсорсинге, торговым представителям и т.д. Такой вариант также нежелателен:

• За маской благонадежного специалиста может скрываться лицо с сомнительными намерениями. И чужая подпись в его руках приведет к появлению десятков подложных сведений.
• По реквизитам ЭЦП можно уточнить, на каком компьютере составлен и заверен документ. Возможно, это будет ПК компании-аутсорсера, и сотрудники ФНС увидят, что с одной и той же машины отправляются отчеты за разными подписями. Это вызовет у них вполне понятное недоумение, что повлечет за собой многочисленные проверки. И руководителю, доверившему свою подпись посторонним, придется доказывать отсутствие противозаконных намерений – сговоров с партнерами, попыток раздробить бизнес для уклонения от налогообложения и т.д.

Использовать подпись покинувшего пост должностного лица недопустимо по нескольким причинам:

• Если произойдет списание средств со счета компании вследствие мошеннических действий бывшего директора, предприятие не сможет добиться отмены совершенных операций. Для банка это риск, связанный с нарушением конфиденциальности ЭП по вине клиента, по которому не предусмотрены какие-либо обязательства и компенсации.
• Заверение документов по госзакупкам недействительной подписью бывшего руководителя, утратившего свои полномочия, лишит их юридической силы и фактически уничтожит деловую репутацию предприятия.
• Отчеты в налоговую, заверенные «старой» подписью, могут быть признаны недействительными. Результат – штрафы за просрочку и пени за образовавшиеся недоимки.

Важно: если «старая» подпись будет проставлена на противозаконных документах без ведома ее настоящего владельца, именно он будет признан виновным в противоправных действиях. И доказать, что ЭЦП нелегально использовалась посторонними лицами, будет крайне сложно.

Единственно верное решение на сегодняшний день – прислушаться к требованиям законодательства и заняться оформлением ЭЦП на каждого уполномоченного сотрудника. В обязательном порядке электронная подпись физического лица необходима для:

• специалиста по кадровому учету для оформления электронных трудовых книжек, больничных, отчетов в СФР и других документов в системе ЭДО;
• бухгалтера, занятого составлением и подачей отчетности в ФНС, Росстат, СФР, а также для специалистов на «первичке» и ведущих учет расчетов с контрагентами;
• юриста, занятого оформлением договоров, ведением претензионной работы и перепиской с судебными органами, получением лицензий и регистрацией сделок;
• специалиста по тендерам, оформляющего документы по госзакупкам.

Руководитель компании подписывает документацию подписью, полученной в ФНС или у доверенных лиц, как Контур. Она создается в единственном экземпляре, не предусматривает возможность копирования или многократного дублирования для передачи третьим лицам.

Обратите внимание: специалисты на аутсорсинге подписывают документы компании-клиента только собственной ЭЦП. Право на заверение бумаг предприятия делегируется при оформлении доверенности на имя уполномоченного лица. Доверенность составляется с учетом требований государственных контролирующих органов, получающих отчетную документацию. Как оформить доверенность в электронном виде рассматриваем в статье.

Для получения ЭЦП физического лица необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. На рассмотрение его сотрудникам передаются паспорт будущего владельца, его номер СНИЛС и ИНН, а также заявление на выпуск квалифицированной электронной подписи. Выпуск подписи обычно осуществляется в течение рабочего дня.