С приходом в мир коронавирусной инфекции мечта об удаленной работе перестала быть заоблачной и обрела реальные черты для миллионов людей – специалистов из IT, менеджеров, дизайнеров, бухгалтеров и офисного персонала. И одновременно — заставила работодателей мучительно раздумывать над проблемой организации коммуникаций с сотрудниками филиалов, офисов и подразделений, удаленных друг от друга на сотни километров. Сегодня этот вопрос удалось полностью решить – в распоряжении тех, кто перевел офис в виртуальный формат или работает в разных регионах страны, имеются десятки полезных инструментов для связи, постановки задач и контроля работы персонала. Их использование сделает взаимодействие сотрудников максимально эффективным и поможет компании успешно развиваться в выбранном направлении деятельности.
Основные правила онлайн-коммуникаций
Переход в онлайн-формат работы и общения не означает для сотрудников свободный график и режим труда. Существует ряд обязательных к исполнению правил, без которых даже оптимальный формат коммуникаций окажется полностью бесполезным:
Постоянное нахождение онлайн в течение рабочего дня. Только так удастся в оперативном порядке решать возникающие вопросы и повысить производительность труда.
Заблаговременное предупреждение о временном отсутствии. Руководство и коллеги должны знать, что сотрудник может быть недоступен в течение пары часов, чтобы найти альтернативный вариант решения срочного вопроса без его участия.
Уведомление удаленного персонала о важных обновлениях и изменениях в формате работы. Иначе количество ошибок, накладок и недоразумений будет расти в арифметической прогрессии.
Понятное построение рабочих заданий для подчиненных с детальным объяснением. Виртуальное общение несколько затрудняет взаимопонимание руководства и персонала, поэтому важно донести новые требования в максимально доходчивой форме.
И главный принцип организации виртуальной связи с персоналом — использование специальных инструментов для построения коммуникаций, с помощью которых можно свободно обмениваться информацией, ставить задачи и контролировать качества труда, коллегиально работать над проектом и т.д.
Доступные варианты коммуникаций
Для решения разных видов рабочих вопросов с удаленными сотрудниками, филиалами и офисами можно использовать:
Общение по электронной почте и через мессенджеры
Подходит для решения основных рабочих задач, построения планов, передачи отчетности. Рекомендуется завести несколько чатов по отделам, один общий для всех сотрудников, а также ветки для переписки по отдельным проектам. Оптимальное решение: передача задач и постановка ТЗ по почте, а срочное информирование и разъяснения – через мессенджер. Каждого нового участника необходимо представить коллегам по чату с указанием его должности и перечня рабочих обязанностей.
Общение по видеосвязи
Подходит для плановых еженедельных совещаний, созвонов по отделам и коммуникаций между сотрудниками подразделений, а также для личного общения руководства и персонала. Рекомендуется создать график сеансов видеосвязи – еженедельных, ежемесячных и поквартальных, заблаговременно предупреждая участников о запланированном мероприятии. Цифровые материалы для участия в видеосеансе лучше заблаговременно, используя почту или мессенджер.
Сегодня построить коммуникации с удаленным персоналом помогают десятки полезных программных решений – от простых мессенджеров до более сложных систем, предлагающих комплексное решение повседневных офисных задач. При их выборе рекомендуем ориентироваться на следующие моменты:
Особое значение при виртуальном общении имеет визуальный контакт собеседников. Видеосвязь делает взаимодействие более продуктивным и значительно уменьшает вероятность недопонимания поставленных задач.
Инструкции для выполнения того или иного задания должны быть составлены в письменном виде. Текст должен быть максимально лаконичным, лишенным эмоциональной окраски и исключающим двусмысленные формулировки. Оптимальное решение – рассылка подробных инструкций с указанием времени ближайшего созвона для детального обсуждения.
Для разрешения спорных ситуаций и возникших конфликтов подходит только голосовое общение в формате аудио или видеосвязи. Это позволит выслушать обе стороны и принять взвешенное решение для урегулирования ситуации.
Общение с удаленными сотрудниками должно быть не только строго официальным, но и неформальным, направленным на сплочение команды. Для него лучше предусмотреть отдельный канал связи, чтобы не «засорять» рабочие темы и обсуждения посторонними материалами, шутками и т.д.
Инструменты для решения повседневных рабочих задач
Для каждого конкретного рабочего процесса сегодня предлагается несколько разноплановых решений, учитывающих специфику направления деятельности компании и ее организационные особенности.
Планирование рабочих задач
Для постановки задач используют специальные трекеры-планировщики со встроенным календарем, опцией формирования спринтов для выполнения работы и хранения цифровых документов. Для каждого сотрудника создается доска, по которой можно планировать рабочее время и составлять ежедневные планы. Доступ персонала к проектам можно разграничивать, чтобы осуществлять поэтапное выполнение заданий и исключить возможные злоупотребления.
Совместная работа над проектами
Для генерации и обсуждения идей, формирования рабочих документов, их просмотра и внесения правок разработаны онлайн-редакторы. Здесь каждому сотруднику назначается свой участок работы, контроль которой осуществляет назначенный администратор.
Контур.Толк предлагает комплект интерактивных инструментов для совместной работы. В числе предлагаемых опций – рисование на экране, демонстрация рабочего стола, управление экраном собеседников и формирование групп участников для обсуждения и работы с проектами. Бесплатный тестовый период поможет оценить все преимущества программы и сделать правильный выбор в пользу ее использования.
Хранение файлов
Инструкции, задания и готовые цифровые документы можно хранить в облачной базе отдельно для каждого проекта. Доступ к данным можно сделать ограниченным, чтобы исключить несанкционированное использование информации.
Проведение онлайн-собеседований
Онлайн-собеседование с потенциальным кандидатом на трудоустройство позволяет объективно оценить соискателя с точки зрения его профессионального уровня, мотивации и коммуникативных навыков. Сеанс организуют следующим образом:
1. Назначается дата и время, после чего соискателю отправляется ссылка на видеоконференцию.
2. Перейдя по ссылке, кандидат может оценить, как будет происходить общение, и понять, нужны ли ему дополнительные сервисы для бесперебойной связи.
3. Осуществляется тестовый созвон с сотрудником HR для пробной проверки и отладки связи.
4. В назначенный день за несколько минут до онлайн-встречи все участники подключаются к встрече.
5. Стороны общаются, уточняя взаимные предпочтения в плане будущей работы.
Чтобы сделать общение максимально продуктивным и представить себя в самом выгодном свете, соискателям рекомендуется заблаговременно продумать техническую сторону будущей конференции:
Выбрать наиболее тихое помещение в доме или в офисе, где есть интернет-соединение и отсутствуют посторонние.
Найти место для размещения на спокойном однотонном фоне при хорошем, но не слишком ярком освещении.
Заблаговременно открыть ссылку-приглашение и проверить доступность сервиса, а также качество изображения и звука. Иначе часть выделенного времени придется устранять технические неполадки, что произведет на работодателя неблагоприятное впечатление.
Если необходимо, попросить организатора подключиться на несколько минут раньше, чтобы еще раз проверить работоспособность сервиса и периферических устройств – камеры, микрофона и т.д.
Заблаговременно подготовить портфолио, графические изображения и другие материалы, которые нужно продемонстрировать работодателю.
Отключить уведомления мессенджеров, чтобы посторонние звуки не отвлекали от диалога.
Расположиться таким образом, чтобы камера давала прямое изображение анфас.
Потратив на перечисленные манипуляции непродолжительное время, соискатель сможет произвести максимально благоприятное впечатление на будущего шефа и увеличить свои шансы на трудоустройство.
Контур. Толк: все необходимое для эффективной «удаленки»
Нужен эффективный инструмент для онлайн-созвонов и видеосвязи? Попробуйте Контур.Толк – удобный сервис для работы на любых устройствах. Предусмотрена интеграция с корпоративной рабочей системой – все уведомления автоматически заносятся в календарь и отображаются в рабочем графике.
Разработка ведущих российских специалистов размещена на внутренних серверах, что гарантирует высокую скорость соединения.
Шифрование по протоколам SRTP/DTLS, TLS исключает утечку данных и несанкционированный доступ к сервису.
Доступность на любом устройстве позволяет работать в браузере или через мобильное приложение.
Высокое качество звука и картинки в формате HD обеспечивается при минимальной загруженности трафика.
Предусмотрена удобная интеграция с другими рабочими сервисами, подключение участников по прямой ссылке из уведомления или через QR-код.
Возможны групповые и индивидуальные сессии, имеются все инструменты для командной работы разных офисов и нескольких филиалов.
Предусмотрен формат трансляции рабочего стола и управление экранами участников.
Лично оценить многочисленные преимущества Контур.Толк вы можете во время бесплатного тестового периода. Предусмотрен выбор оптимального тарифа в зависимости от количества участников сессии, необходимости использования IP телефонии и системы единого входа. Заполните заявку, чтобы получить бесплатный доступ к сервису.