Кадровые документы в российском бухгалтерском учете имеют особый статус: их достаточно, много, и на одного наемного работника на предприятии составляется до 60-90 бумаг ежегодно. А обязательный срок их хранения достигает 50 или 75 лет. В таких условиях работа с бумажными бланками становится затруднительной и немало способствует увеличению финансовых и трудозатрат – найма в штат дополнительных кадровиков, выделения помещений под архив, поиска архивариусов, приобретения запасов бумаги и принтеров и т.д.
Оптимальное решение проблемы – переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО). С его помощью тысячи документов можно разместить на одном ПК, где гарантирована их сохранность и исключен несанкционированный доступ посторонних. Поиск нужных бланков займет несколько секунд, а срок их хранения может быть любым в зависимости от актуальных нормативных требований. Тем более что в настоящее время законодательная база по внедрению и ведению кадрового ЭДО полностью сформирована. И предприятиям остается только принять решение в пользу оптимизации и навсегда забыть о ворохе бумажных приказов, ведомостей и табелей.
Суть перехода на кадровый документооборот
Основная цель внедрения КЭДО – оптимизация процесса создания, обработки и обмена документами. Благодаря использованию специальных программных решений можно работать с бумагами в электронном виде согласно требованиям ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Бланки не дублируются на принтере, а их перемещение внутри предприятия и за его пределами осуществляется в несколько кликов. Кадровая служба составляет документы, сотрудники получают и подписывают их своими ЭП, после чего данные приобретают полную юридическую силу и поступают в бухгалтерию. Единственное требование – оформление бланков с учетом положений следующих нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3);
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов».
Появление кадрового электронного документооборота
Переход на электронный формат ведения кадровых документов происходил постепенно. Необходимость изменений назревала постепенно и во многом была обусловлена некоторыми внешними факторами:
- Появление понятия удаленных сотрудников в 2021 году привело к созданию электронных бланков трудовых договоров и соглашений, для подписания которых требовалось получение и применение ЭП.
- Переход на электронные трудовые книжки с 01 января 2021 года позволил сотрудникам выбирать между бумажной и цифровой формой документа. Создание последних призвано исключить утрату сведений о трудовом стаже для верного начисления пенсионных выплат по возрасту и по выслуге лет.
В настоящее время система КЭДО:
- Полностью регулируется Трудовым кодексом. В его статьях подробно расписан порядок внедрения и ведения учета по новой форме, а также правила для сотрудников в штате и на удаленке. А законодательную базу продолжают пополнять новые обязательные требования для субъектов бизнеса.
- Ведется согласно Приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов». В нем установлены обязательные форматы для цифровых документов: основная часть в PDF, электронная подпись в SGN и описание документа в XML.
- Способствует переходу на цифровой формат сдачи обязательной отчетности.
- Реализована и готова к использованию в нескольких сервисах. Среди лучших программных решений — система Контур.КЭДО. Ее разработчики первыми поддержали и внедрили основные требования Минтруда к составу и форматам документов, а также полностью обновили функциональность сервиса с учетом законодательных изменений в марте 2023 года.
В настоящее время оформлению в электронном виде подлежат трудовые договоры, внутренние кадровые документы, приказы на отпуск или на отправку в командировку и т.д. Хранить цифровые бумаги можно на сервере или в облаке (на выделенном участке виртуального пространства с защитой от доступа посторонних). Однако есть документы, ведение которых по-прежнему осуществляется только в бумажном виде. Это трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о происшествиях и несчастных случаях на производстве, а также документы, удостоверяющие прохождение инструктажа по охране труда и технике безопасности.
Важно: по запросу сотрудника ему может быть предоставлен бумажный документ, что является полной копией цифрового бланка. Срок его подготовки составляет не более трех дней.
Какие преимущества имеет внедрение КЭДО
Выгоды от перехода на электронный документооборот имеют все стороны, участвующие в обмене информацией:
- Для руководителя компании оптимизация кадрового делопроизводства означает сокращение расходов на ведение учета, снижение риска штрафов за утраченные документы и мгновенное получение интересующей информации без необходимости поиска по объемному архиву.
- Для делопроизводителей работа в электронном формате – это снижение трудозатрат, рост производительности труда, удобный обмен документацией и быстрая сдача отчетов, онлайн-контроль подписания бумаг, мгновенная отправка данных в бухгалтерию и гарантия сохранности информации на период любой продолжительности.
- Для сотрудников переход на КЭДО – возможность быстро получить, подписать и отправить документ без посещения отдела кадров, а также хранить свои документы в электронном виде на смартфоне или на ПК.
Как выбрать систему КЭДО
Чтобы новая модель кадрового документооборота оправдала ожидания и помогла оптимизировать рабочий процесс, при выборе обращайте внимание на следующие критерии:
- Репутация и устойчивость на рынке компании-поставщика. Важно, чтобы она могла гарантировать всестороннюю поддержку своих программных продуктов вне зависимости от состояния экономики, ошибок в собственном бизнес-плане и т.д.
- Продолжительный опыт разработчика в системе ЭДО и в создании актуальных программных решений. Это лучшая защита от ошибок, гарантия своевременного обновления и адаптация системы к повышенной нагрузке из-за значительного числа клиентов.
- Безопасность хранения данных. Компания-поставщик должна обеспечивать соблюдения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обеспечить надежное хранение файлов на нескольких удаленных серверах, а также иметь действующие сертификаты и лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) или Международной организации по стандартизации (ISO).
- Уровень функциональности, ее соответствие задачам, поставленным предприятием-заказчиком при переходе на КЭДО. Обязательным требованием является опция создания документов, настройка маршрутов согласования, интеграция с другими системами, проверка актуальности электронной подписи при оформлении бланков и т.д.
- Наглядность и удобство программы, упрощающие процесс ее внедрения на предприятии.
- Уровень отказоустойчивости, способность продолжать работу под влиянием внутренних и внешних неблагоприятных факторов — временных перегрузок, хакерских атак и т.д.
- Опция бесплатного тестирования для оценки возможностей программы.
- Стоимость, возможность выбрать оптимальный тариф с учетом особенностей эксплуатации системы.
КЭДО от СКБ Контур: предусмотрено все
При выборе системы кадрового документооборота рекомендуем обратить внимание на Контур КЭДО — разработку ведущих специалистов СКБ Контур. Это наиболее простой и эффективный способ ведения электронного документооборота для кадровых служб, полностью соответствующий всем требованиям надежности и безопасности:
- Компания-поставщик успешно работает на рынке с 1988 года, заслужив доверие сотен тысяч предприятий и индивидуальных предпринимателей благодаря качеству предлагаемых программных продуктов.
- Специальные решения для внедрения ЭДО СКБ Контур разрабатывает в течение последних 12 лет.
- Компания-поставщик обеспечивает надежное хранение данных на трех удаленных серверах, что исключает их утрату или несанкционированный доступ посторонних.
- Техническая поддержка по выделенной линии осуществляется в режиме 24/7. Также предусмотрена ответственность разработчика за сохранность электронных документов.
- Система Контур КЭДО имеет все необходимое для создания, подписания, отправки и хранения кадровых документов. Вниманию заказчика предлагается полный набор шаблонов бланков, в которые можно ввести данные предприятия. Предусмотрена возможность гибких настроек в онлайн или офлайн режиме под конкретные требования заказчика.
- Для быстрого внедрения и освоения системы предусмотрена возможность интеграции с любой кадровой программой – для 1С и API это модуль КЭДО, для SAP – модуль Контур.ER. Интуитивно понятный интерфейс доступен даже для сотрудников без специальной подготовки. Предусмотрена серия конф-коллов для сотрудников и специалистов по внедрению с экспертом по КЭДО, а также возможность консультирования с персональным экспертом с 7 до 16 часов в рабочие дни.
- В месяц сервис Контур.КЭДО обрабатывает сотни тысяч документов, что свидетельствует о ее стабильной работе.
- В Контур.КЭДО клиенту сразу сообщается стоимость услуг с прогнозом на ближайшие месяцы в зависимости от объема документации. По запросу цену прогнозируют вплоть до трех лет.
Также предусмотрена возможность реализации индивидуальных особенностей кадрового документооборота компании-заказчика.
Обратите внимание: стоимость внедрения КЭДО зависит от выбранного формата – веб-сервис или интеграция в имеющуюся учетную систему, количества сотрудников и других факторов.
Последовательность перехода на КЭДО
Внедрение кадрового электронного документооборота осуществляется в пять шагов:
- Определите круг лиц, ответственных за новый участок работы. Со стороны компании-поставщика заказчику будет выделен персональный менеджер.
- Наметьте перечень документов, которые требуется перевести в цифровой формат в приоритетном порядке.
- Выбранные бумаги будут введены в систему в электронном виде, после чего она будет настроена и всесторонне протестирована. Одновременно будут запущены маршруты согласования документов и проведено обучение для отдела кадров.
- Осуществляется интеграция КЭДО с используемой системой учета.
- Постепенно в сервис вводят все используемые документы, и к работе подключаются уполномоченные сотрудники кадровой службы.
Переход на электронный документооборот доступен для субъектов всех видов деятельности. Особенно полезным такое решение будет для предприятий, имеющих несколько филиалов в разных городах и большой штат из инхаус-сотрудников и удаленных специалистов.
Важно: для правильного документального оформления перехода на КЭДО следует сформировать положение об электронном документообороте внутри компании и разработать регламент по использованию электронной подписи. При необходимости в коллективный договор и другие внутренние акты вносят необходимые изменения, а также составляют соглашения о КЭДО с персоналом.
Желаете уточнить детали и получить профессиональные разъяснения? Оставьте заявку, и с вами свяжутся наши сотрудники. Они помогут подобрать оптимальный формат работы с КЭДО, своевременно оформить электронную подпись для удостоверения цифровых бумаг, а также внедрить кадровый электронный документооборот на условиях квалифицированной технической поддержки и гарантии исправной работы системы.