С приходом в мир коронавирусной инфекции мечта об удаленной работе перестала быть заоблачной и обрела реальные черты для миллионов людей – специалистов из IT, менеджеров, дизайнеров, бухгалтеров и офисного персонала. И одновременно — заставила работодателей мучительно раздумывать над проблемой организации коммуникаций с сотрудниками филиалов, офисов и подразделений, удаленных друг от друга на сотни километров. Сегодня этот вопрос удалось полностью решить – в распоряжении тех, кто перевел офис в виртуальный формат или работает в разных регионах страны, имеются десятки полезных инструментов для связи, постановки задач и контроля работы персонала. Их использование сделает взаимодействие сотрудников максимально эффективным и поможет компании успешно развиваться в выбранном направлении деятельности.
Основные правила онлайн-коммуникаций
Переход в онлайн-формат работы и общения не означает для сотрудников свободный график и режим труда. Существует ряд обязательных к исполнению правил, без которых даже оптимальный формат коммуникаций окажется полностью бесполезным:
- Постоянное нахождение онлайн в течение рабочего дня. Только так удастся в оперативном порядке решать возникающие вопросы и повысить производительность труда.
- Заблаговременное предупреждение о временном отсутствии. Руководство и коллеги должны знать, что сотрудник может быть недоступен в течение пары часов, чтобы найти альтернативный вариант решения срочного вопроса без его участия.
- Уведомление удаленного персонала о важных обновлениях и изменениях в формате работы. Иначе количество ошибок, накладок и недоразумений будет расти в арифметической прогрессии.
- Понятное построение рабочих заданий для подчиненных с детальным объяснением. Виртуальное общение несколько затрудняет взаимопонимание руководства и персонала, поэтому важно донести новые требования в максимально доходчивой форме.
И главный принцип организации виртуальной связи с персоналом — использование специальных инструментов для построения коммуникаций, с помощью которых можно свободно обмениваться информацией, ставить задачи и контролировать качества труда, коллегиально работать над проектом и т.д.
Доступные варианты коммуникаций
Для решения разных видов рабочих вопросов с удаленными сотрудниками, филиалами и офисами можно использовать:
- Общение по электронной почте и через мессенджеры
Подходит для решения основных рабочих задач, построения планов, передачи отчетности. Рекомендуется завести несколько чатов по отделам, один общий для всех сотрудников, а также ветки для переписки по отдельным проектам. Оптимальное решение: передача задач и постановка ТЗ по почте, а срочное информирование и разъяснения – через мессенджер. Каждого нового участника необходимо представить коллегам по чату с указанием его должности и перечня рабочих обязанностей.
- Общение по видеосвязи
Подходит для плановых еженедельных совещаний, созвонов по отделам и коммуникаций между сотрудниками подразделений, а также для личного общения руководства и персонала. Рекомендуется создать график сеансов видеосвязи – еженедельных, ежемесячных и поквартальных, заблаговременно предупреждая участников о запланированном мероприятии. Цифровые материалы для участия в видеосеансе лучше заблаговременно, используя почту или мессенджер.
Сегодня построить коммуникации с удаленным персоналом помогают десятки полезных программных решений – от простых мессенджеров до более сложных систем, предлагающих комплексное решение повседневных офисных задач. При их выборе рекомендуем ориентироваться на следующие моменты:
- Особое значение при виртуальном общении имеет визуальный контакт собеседников. Видеосвязь делает взаимодействие более продуктивным и значительно уменьшает вероятность недопонимания поставленных задач.
- Инструкции для выполнения того или иного задания должны быть составлены в письменном виде. Текст должен быть максимально лаконичным, лишенным эмоциональной окраски и исключающим двусмысленные формулировки. Оптимальное решение – рассылка подробных инструкций с указанием времени ближайшего созвона для детального обсуждения.
- Для разрешения спорных ситуаций и возникших конфликтов подходит только голосовое общение в формате аудио или видеосвязи. Это позволит выслушать обе стороны и принять взвешенное решение для урегулирования ситуации.
- Общение с удаленными сотрудниками должно быть не только строго официальным, но и неформальным, направленным на сплочение команды. Для него лучше предусмотреть отдельный канал связи, чтобы не «засорять» рабочие темы и обсуждения посторонними материалами, шутками и т.д.
Инструменты для решения повседневных рабочих задач
Для каждого конкретного рабочего процесса сегодня предлагается несколько разноплановых решений, учитывающих специфику направления деятельности компании и ее организационные особенности.
Планирование рабочих задач
Для постановки задач используют специальные трекеры-планировщики со встроенным календарем, опцией формирования спринтов для выполнения работы и хранения цифровых документов. Для каждого сотрудника создается доска, по которой можно планировать рабочее время и составлять ежедневные планы. Доступ персонала к проектам можно разграничивать, чтобы осуществлять поэтапное выполнение заданий и исключить возможные злоупотребления.
Совместная работа над проектами
Для генерации и обсуждения идей, формирования рабочих документов, их просмотра и внесения правок разработаны онлайн-редакторы. Здесь каждому сотруднику назначается свой участок работы, контроль которой осуществляет назначенный администратор.
Контур.Толк предлагает комплект интерактивных инструментов для совместной работы. В числе предлагаемых опций – рисование на экране, демонстрация рабочего стола, управление экраном собеседников и формирование групп участников для обсуждения и работы с проектами. Бесплатный тестовый период поможет оценить все преимущества программы и сделать правильный выбор в пользу ее использования.
Хранение файлов
Инструкции, задания и готовые цифровые документы можно хранить в облачной базе отдельно для каждого проекта. Доступ к данным можно сделать ограниченным, чтобы исключить несанкционированное использование информации.
Проведение онлайн-собеседований
Онлайн-собеседование с потенциальным кандидатом на трудоустройство позволяет объективно оценить соискателя с точки зрения его профессионального уровня, мотивации и коммуникативных навыков. Сеанс организуют следующим образом:
1. Назначается дата и время, после чего соискателю отправляется ссылка на видеоконференцию.
2. Перейдя по ссылке, кандидат может оценить, как будет происходить общение, и понять, нужны ли ему дополнительные сервисы для бесперебойной связи.
3. Осуществляется тестовый созвон с сотрудником HR для пробной проверки и отладки связи.
4. В назначенный день за несколько минут до онлайн-встречи все участники подключаются к встрече.
5. Стороны общаются, уточняя взаимные предпочтения в плане будущей работы.
Чтобы сделать общение максимально продуктивным и представить себя в самом выгодном свете, соискателям рекомендуется заблаговременно продумать техническую сторону будущей конференции:
- Выбрать наиболее тихое помещение в доме или в офисе, где есть интернет-соединение и отсутствуют посторонние.
- Найти место для размещения на спокойном однотонном фоне при хорошем, но не слишком ярком освещении.
- Заблаговременно открыть ссылку-приглашение и проверить доступность сервиса, а также качество изображения и звука. Иначе часть выделенного времени придется устранять технические неполадки, что произведет на работодателя неблагоприятное впечатление.
- Если необходимо, попросить организатора подключиться на несколько минут раньше, чтобы еще раз проверить работоспособность сервиса и периферических устройств – камеры, микрофона и т.д.
- Заблаговременно подготовить портфолио, графические изображения и другие материалы, которые нужно продемонстрировать работодателю.
- Отключить уведомления мессенджеров, чтобы посторонние звуки не отвлекали от диалога.
- Расположиться таким образом, чтобы камера давала прямое изображение анфас.
Потратив на перечисленные манипуляции непродолжительное время, соискатель сможет произвести максимально благоприятное впечатление на будущего шефа и увеличить свои шансы на трудоустройство.
Контур. Толк: все необходимое для эффективной «удаленки»
Нужен эффективный инструмент для онлайн-созвонов и видеосвязи? Попробуйте Контур.Толк – удобный сервис для работы на любых устройствах. Предусмотрена интеграция с корпоративной рабочей системой – все уведомления автоматически заносятся в календарь и отображаются в рабочем графике.
- Разработка ведущих российских специалистов размещена на внутренних серверах, что гарантирует высокую скорость соединения.
- Шифрование по протоколам SRTP/DTLS, TLS исключает утечку данных и несанкционированный доступ к сервису.
- Доступность на любом устройстве позволяет работать в браузере или через мобильное приложение.
- Высокое качество звука и картинки в формате HD обеспечивается при минимальной загруженности трафика.
- Предусмотрена удобная интеграция с другими рабочими сервисами, подключение участников по прямой ссылке из уведомления или через QR-код.
- Возможны групповые и индивидуальные сессии, имеются все инструменты для командной работы разных офисов и нескольких филиалов.
- Предусмотрен формат трансляции рабочего стола и управление экранами участников.
Лично оценить многочисленные преимущества Контур.Толк вы можете во время бесплатного тестового периода. Предусмотрен выбор оптимального тарифа в зависимости от количества участников сессии, необходимости использования IP телефонии и системы единого входа. Заполните заявку, чтобы получить бесплатный доступ к сервису.